【基礎編】デキる公務員が最初にするパソコンの基本設定(Windows10)

エゾシカ
まず初めに、パソコンの設定を見直すことにより、小さなムダを排除していこう
ヒグマ
設定すら、面倒だな〜。
エゾシカ
そう言わずに、毎日感じるムダを”あらかじめ”取り除くと思ってやってみよう。

■考え方
どんなに少ない時間でも、チリも積もって莫大に時間を消費してしまいます。
・操作が「めんどくさい」と感じることにより、作業への取り掛かりが遅くなり全体的なパフォーマンスが低下します
人は1日の仕事に多くて30分時間以上の「探し物」をしています
例えば1日30分×200日で100時間の時間を無駄にします!


*メールのセットアップや共有ドライブの接続設定などの職場のネットワークシステム依存する部分を除いた、すると便利な基礎的な設定をまとめます。
*メールのセットアップ等でつまずいた場合は、googleに聞かないで、職場の人に聞くようにしてください。
サーバー名やエクスチェンジのON/OFF設定は職場のシステムで違いますので、所属部署のマニュアルにしか記載されていません。
解決策を求め長時間ググっている新人さんがいますので、念のため・・・

パソコンを綺麗にする

ふざけているようですが、パソコンの画面・本体がホコリなどで汚れている人で、例外なく、仕事がデキる人はみたことがありまえん。

一人に一台割り当てられていますがあなた個人のものではなく、あくまでも官庁(組織)の所有物です。
でも、「誰のものか」ということに捉われずに、身の回りのものはみんな大切にしてあげましょう。
そういった細かな配慮を見られています。

身の回りのものを大切にできない人が、申請者からの書類などを大切にできると思います?
来庁される方々は、私たちが思っている以上に観察力が鋭いのです。

タスクバーの位置を下から横に変更

■操作方法
デスクトップ画面下部のタスクバーを右クリック


[タスクバーを固定する]のチェックを外す

をクリック→デスクトップのタスクバーをクリックしたまま左に寄せる

タスクバーを右クリックし[タスクバーを固定する]のチェックを入れる

完了

■目的
・パソコンの画面は横長ですが、行政文書のほとんどは縦レイアウトです。少しでも画面を縦方向に広くすることにりょい閲覧性を改善します

■ポイント
・デスクトップの右ではなく左にするのは、最大化したウィンドウを閉じるためのXボタンが右上にあるため、ラフにマウスを動かすとタスクバーのウィンドウズボタンを誤って押してしまうためです

・タスクバーを自動的に都度隠す機能は使用しない
→動作が不安定で開いているウィンドウと競合するため、一目でわかるメリットが損なわれます

デスクトップの背景を単色に変更

■操作方法
デスクトップのアイコンがないところを右クリック

[個人設定]をクリック


[背景]−[単色]をクリック


下のカラーパレットの黒をクリック


右上のXをで閉じる
↓完了

■目的
・デスクトップ画面をスッキリさせることにより、視覚的に集中力の妨げになるものを排除
・デスクトップアイコンの文字と付箋機能の視認性の向上
・趣味性が高い画像は、来庁者の目に触れた際に、不快感を与える恐れがあるため、避けます

■ポイント
・今回は単色の黒にしましたが、単色でデスクトップアイコンの文字が見やすければ何色でも良いです
・お気に入りの画像を貼っても良いですが、模様がない単色のエリアを作ることで、作業中のファイルの並びや圧迫感で仕事の進捗が即座に把握できます。そのため、デスクトップには必要最小限のショートカットと作業中のファイルのみを置くことを徹底します

デスクトップアイコンを7個以下にする

■すること
・使用しないショートカットは全て削除
・作業中のアイコンは右上へ移動

作業前


完了

■目的
・作業中のファイルのみデスクトップに配置することにより、作業の進捗(タスク管理)が一目で分かる
・職場が導入しているシステムの仕様により、大量にショートカットを置くと、勝手に削除される場合がある

■ポイント
・よく使うアイコンを右上から配置するのは、新規保存したアイコンは自動的に左上から配置されるため、今保存したファイルが既存のものと混ざり合うのを防ぎます

スタートメニューを自分仕様にカスタム

■操作方法
左上の[Windowsボタン]をクリック

よく使用するアプリケーションを左側の列から選んで右の欄に移動

使用しないアプリケーションは右クリック[スタートからピン留を外す]で非表示にする
*アプリケーション自体が削除されるものでなく、ここの表示から削除されるだけですので安心してください
*画像はメールソフトのOutlookを移動中

■目的
・よく使用するアプリケーションを2クリック以内に開けるようにします
・キーボードのWindowsボタンを押すと瞬時に開くことができます

■ポイント
・作業中のウィンドウを閉じずに目的にアプリケーションを起動することができますので、デスクトップへのショートカットは置かないようにします
・オススメは、マイクロソフトアクセサリから「メモ帳」、「ペイント」、「Snipping Tool」です
・あとは、Ward、Excel、Outlookのオフィスソフトを配置し、仕事内容に合わせて適宜見直しをします

タスクバーを自分仕様にカスタム

■操作方法
左上の[Windowsボタン]をクリック

よく使用するアプリケーションを左側の列から選んでスタートメニュー移動

使用しないものがあれば右クリック[タスクバーからピン留を外す]で非表示にします
*アプリケーション自体が削除されるものでなく、ここの表示から削除されるだけですので安心してください

■目的
・スタートメニューのカスタムと同様の目的です
・日常の業務でより使用するものを適宜選別すると良いでしょう

メールの署名の設定

■操作方法
リボンから「ファイル」タブをクリックします。

「オプション」をクリックします。

Outlookのオプション」が表示されます。

[メール]をクリックし、右のほうの[署名]をクリックします。

署名とひな形」が表示されます。

[新規作成]をクリックし、名前を入力したあと[OK]をクリックします。
*名前はメール本文には反映されません。複数の署名を使い分ける際に便利な名前にします。
ここでは、使い分けを想定しませんので「基本」とします。

・自動で挿入したい署名を編集しします。
・規定の署名の選択欄の[新しいメッセージ]と[返信/転送]を先ほど作成した[基本]にします。


最後に[OK]クリックして完了

メッセージを新規作成するとこのような感じになれば成功

■目的
・都度入力する手間を省きます。

■ポイント
・新規メールと返信/転送で署名を使い分けることができます。
返信の際は、相手は誰かわかっていますので、簡素に名前+部署+電話番号のみにするとスマートです。
・区切りとして使う記号に「—」全角ダッシュを用いてます。ここでアスキーアートのように様々な記号や文字を組み合わせて個性をだされる方がいますが、万人受けするとは限りませんので、なるべくシンプルなものがおすすめです。
書く順番は名前を最初にします。これ重要!!
相手にとって欲しい情報から書きます。名前が分かれば、組織名や部署はすで頭に入っているはずです。
ほとんどの公務員の方はメールの署名=名刺のレイアウトと同様に考えている方が多いですが、これは固定概念に過ぎません。周りの同僚と合わせる必要はありませんので、思い切って名前を最初にしてみてください。

これは、メールの書き方の概念にも共通しますので、後日詳しく解説します。